تعتمد طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية 2024 على بعض الخطوات اللازمة ليظهر بشكل احترافي ودقيق؛ حتى يتمكن كاتب الخطاب من تحقيق الهدف المراد منه.
يضطر العديد من الناس إلى كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية بأنفسهم، لذلك من خلال الموضوع التالي المقدم لكم من موقع مثقف سنعرض طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية.
طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية
هناك عدد من الأشخاص المختصين في كتابة الخطابات الرسمية مثل كُتّاب العدل، والمحامين، ولكن في حالة عدم توافرهم أو لم تجد من يساعدك يمكنك كتابته بنفسك ولكن من خلال اتباع طريقة معينة تتضمن عدد من الخطوات.
يجب أن تضم طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية العديد من الأجزاء مثل التحية، والعنوان الداخلي، والترويسة، ومحتوى الخطاب، والخاتمة، والتوقيع، وسنعرض لكم تلك الخطوات بالتفصيل فيما يلي.
أولًا الترويسة
هي عبارة عن المعلومات والبيانات الإضافية في الخطاب، والتي تتنوع بين اسم شارع المرسل وهي تقع الأولى في الترتيب، ومن ثم يتم كتابة اسم المدينة، ومن ثم الرمز البريدي.
إذا كان المرسل من بيئة ريفية تتغير ترتيب البيانات وتصبح أولًا اسم القرية، ومن ثم اسم المدينة التابعة لها، ويتم كتابة تاريخ إرسال الخطاب في أسفل الصفحة على اليسار، يجب كتابة التاريخ بشكل كامل باليوم، والشهر، والسنة.
ثانيًا العنوان الداخلي
يجب أن يتم ترك مسافة مناسبة بين الترويسة وبين العنوان الداخلي، ويتم إضافة عنوان المرسل إليه في أي خطاب رسمي ويتضمن اسم الشارع، واسم المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها الفرد المرسل إليه الخطاب.
ثالثًا التحية
أولًا يبدأ الخطاب بالسلام “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، يجب أن يحتوي الخطاب الرسمي على تحية افتتاحية في البداية، تقع أسفل العنوان الأساسي بحوالي سطرين، وهذه التحية مثل السيد المدير، تحية طيبة وبعد…، والعديد من صيغ التحيات الافتتاحية الأخرى.
رابعًا محتوى الخطاب
يجب أن يكون الهدف من الخطاب واضح في المحتوى سواءً كان الهدف هو تقديم شكوى أو تقديم طلب أو غيره، ويتم كتابة المحتوى بعد التحية بحوالي سطرين.
احرص على كتابة الخطاب بشكل منظم وواضح، واترك مسافة بين الكلمات حتى يمكن قراءتها بسهوله مع ضرورة توضيح الأفكار وتسلسلها بطريقة منظمة، ويجب توضيح الغرض من الخطاب بشكل مقنع.
خامسًا الخاتمة
من الضروري أن يحتوى الخطاب على خاتمة تدل على انتهاءه، مع إضافة كلمات الشكر للمرسل إليه مثل لكم فائق الاحترام، أو لكم جزيل الشكر، وغيرها من كلمات الشكر التي تدل على أن كاتب الخطاب قد انتهى.
سادسًا التوقيع
بعد أن ينتهى كاتب الخطاب من الخاتمة يجب أن يوقع في نهاية الخطاب الرسمي ويكتب مع التوقيع اسمه الرباعي، وعليه أن يوضح الأختام الرسمية بعد الخاتمة بحوالي 3 أسطر.
سابعًا التاريخ
في نهاية الخطاب من الضروري كتابة التاريخ مكون من اليوم والشهر والسنة.
شكل خطاب رسمي لجهة حكومية 2024
بعدما تعرفنا على طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، سنتعرف الآن على الشكل العام لهذا الخطاب.
يجب أن تأخذ جميع الخطابات الرسمية شكل معين، وهذا الشكل يتكون من:
- يجب أن يكون الورق المستخدم صمًا، ولا يحتوي على العديد من الألوان، سواءً كان باللون الأصفر أو الأبيض، ويُفضل أن يضم شعار الجهة المُرسل إليها الخطاب إذا كانت حكومية، ويُمنع رسم أي شكل من الأشكال باليد على الخطاب.
- يتم الكتابة في منتصف الورقة فقط مع الحرص على عدم وجود أي إطار أو براويز.
- يجب أن تكون المسافة بين السطور متساوية وتتراوح من نصف سطر إلى سطر.
- يُفضل كتابة الخطاب الرسمي على برنامج الوورد مع العلم أن يكون نوع الخط هو أريال (Arial)، وحجم الخط 16.
- في حالة كتابة الخطاب الرسمي بخط اليد يجب أن يُكتب بالقلم الجاف الأزرق حتى يمكن التفرقة بين أصل الخطاب والصورة فيما بعد.
- يجب الالتزام بالصيغة الرسمية للخطاب والتي تبدأ بالسلام، والدقة في اختيار الكلمات التي توضح الغرض من الخطاب مع مراعاة عدم الإطالة في الجمل.
أنواع الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
يوجد نوعان من الخطابات الرسمية للجهات الحكومية، وهذه الأنواع هي:
- الخطابات الحكومية الإدارية، تحتوي على رسائل تخص الأمور الوظيفية داخل الجهة أو المؤسسة.
- الخطابات الحكومية التجارية، ويتم استخدامها لغرض الدعاية التجارية مثل الإعلان عن سلعة ما أو عن منتج بعينه.
أهمية الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
للخطابات الرسمية أهمية كبيرة في الحياة المهنية والوظيفية والحياة اليومية الاجتماعية، وهذه الأهمية هي:
- تعمل على سهولة التواصل بين الأشخاص والجهات الحكومية.
- يمكن استخدام الخطاب الرسمي في الإعلان عن منتج ما في الخطابات التجارية، أو الإعلان عن أحد القرارات من الإدارة في الخطابات الحكومية.
- تسمح الخطابات الرسمية بإمكانية الاحتفاظ بها كأحد الوثائق الرسمية والرجوع إليها في وقت الحاجة.
- تُعد طريقة كتابة الخطابات الرسمية من أسهل الطرق لذلك فهي توفر الكثير من الوقت والجهد.
- الطريقة الأفضل للتواصل مع الهيئات الحكومية بشكل رسمي هي الخطابات الرسمية وخصوصًا استخدامها في طلب ما أو تقديم شكوى.
ما يجب مراعاته أثناء كتابة خطاب رسمي
يوجد بعض النقاط التي يجب مراعاتها أثناء كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية، وهذه النقاط هي:
- في حالة أن الخطاب المُقدم كان رد على خطاب آخر رسمي، يجب أن تتماشى فيه مع نفس شكل وأفكار وتسلسل الخطاب الأول.
- يجب أن تحرص على اختيار الكلمات والمعاني الدقيقة التي توضح الهدف من الخطاب، ويتم كتابة رقم الخطاب وتاريخ إرساله ومضمونه باختصار.
- احرص على أن يكون أسلوب الخطاب وكلماته مقنعه للقارئ، ويجب أن يبعد عن كل أشكال العواطف والمشاعر.
- عليك التركيز في اختيار الجمل وتوخي الحذر لتحري الصدق والمصداقية في معلومات الخطاب.
- يمكنك اتباع الإيجاز ولكن بشكل لا يؤثر على مُجمل الخطاب ولا يؤثر على الهدف.
- أحرص على توضيح كافة المعاني والأفكار وترتيبهم بشكل منظم.
مثال لخطاب رسمي لجهة حكومية 2024
سنعرض لكم بعض الأمثلة والنماذج للخطابات الرسمية لجهات الحكومية التي يمكنك اتباعها في كتابة الخطاب الخاص بك، وهذه الأمثلة هي:
اسم شارع المرسِل:…..
اسم المدينة:….
الرمز البريدي:…..
*يتم ترك سطر أو سطرين*
شارع المرسَل إليه:….
اسم الشركة:….
التاريخ: اليوم/ الشهر/ السنة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، إلى السيد المدير/ رئيس القسم، تحية طيبة وبعد…
الرجاء تقديم المساعدة في الحصول على الملف الإداري الخاص بموضوع الخطاب، والذي يحمل الرقم المرجعي التالي:….
ذلك لتقديم المساعدة في إمكانية القيام بالمهام الإداري في العمل، وسيتم إعادة الملف الإداري من جديد بعد الاستخدام، مع كامل احترامي وتقديري.
اسم الموظف:….
التوقيع:…..
القراء الذين اضطلعوا على هذا الموضوع قد شاهدوا أيضًا..
مثال آخر لخطاب رسمي لجهة حكومية
اسم شارع المرسِل:…..
اسم المدينة:….
الرمز البريدي:…..
*يتم ترك سطر أو سطرين*
شارع المرسَل إليه:….
اسم الشركة/….
التاريخ: اليوم/ الشهر/ السنة
السيد الفاضل مدير الشركة المحترم/…..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أما بعد..
أتوجه إلى سيادتكم بالتقدير والاحترام والامتنان خصوصًا بعد النجاحات التي توصلتم إليها، والتقدم الذي وصلت إليه الشركة بعد توليكم منصب المدير.
سيادة المدير أريد من سيادتكم توضيح بعض المعلومات التي تم إصدارها من قبلكم والتي تتعلق بـ….، وذلك نظرًا لحدوث بعض الالتباس في هذه المعلومات، وأريد من سيادتكم توضيح بعض النقاط الهامة التي تخص هذا الموضوع.
ولكم فائق الاحترام والتقدير.
اسم الموظف:….
التوقيع:…..
عرضنا لكم في هذا الموضوع طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية 2024 والتي يجب فيها اتباع بعض الخطوات، وتعرفنا على شكل وأنواع الخطابات الرسمية، وعرضنا أهمية الخطابات الرسمية والأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابها، وقدمنا أيضًا أمثلة عن تلك الخطابات.