تعد الرسالة الإدارية وسيلة تواصل مهمة بين الإدارة والموظفين أو بين الإدارات المختلفة داخل المنظمة. تهدف هذه الرسالة إلى نقل المعلومات والتوجيهات والتوصيات بشكل فعال وواضح. إذا كنت تبحث عن مثال لكيفية كتابة رسالة إدارية جاهزة للطباعة لعام 2024، يمكنك زيارة موقع مثقف، حيث يتم شرح خطوات كتابة الرسالة الإدارية وتوضيح مفهومها. ستتعرف أيضًا على الفئة المستهدفة التي ترغب في الوصول إليها من خلال الرسالة الإدارية، وسيتم تقديم أنواعها المختلفة ومكوناتها. كما ستجد نموذجًا كاملًا وجاهزًا للطباعة لاستخدامه كمرجع لكتابة رسالتك الإدارية.
كيفية كتابة رسالة إدارية
الرسالة الإدارية هي رسالة رسمية يتم استخدامها بين الموظفين وبعضهم البعض أو بينهم وبين رؤسائهم في المؤسسات المختلفة بهدف تحسين الإنتاج والعمل على تطويره.. كما تهدف الرسائل الإدارية إلى العمل على تحقيق المصلحة العامة.. وتدعيم الانتماء إلى المؤسسة التابع لها هؤلاء الموظفين.. وتعد الرسائل الإدارية هي أسهل الوسائل التواصل الموجودة بين الموظفين في المؤسسات.
تؤدي الرسائل الإدارية إلى عدم وجود تزاحم بين الموظفين التابعين لنفس المؤسسة عند قيامهم بتبادل المعلومات.. كما تتضمن الرسائل الإدارية بعض الآراء والشكاوى، بالإضافة لاحتوائها على المواعيد الخاصة بالاجتماعات المُقامة بالمؤسسة.
في التالي سنعرض إليكم كيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز للطباعة.. يُمكن للموظفين استخدامها في المؤسسات المختلفة، ثم نموذج رسالة إدارية جاهز للطباعة، وذلك في السطور القادمة.
- الخطوة الأولى لكيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز للطباعة هي عبر تحديد الموضوع الذي ستتضمنه الرسالة ووضع عنوانه في أعلى يمين الصفحة.
- بعد كتابة عنوان الرسالة الإدارية يتم كتابة تاريخ اليوم المُقدم به الرسالة.
- نترك مسافة ثم نبدأ مضمون الرسالة بذكر الشخص المسؤول والمُقدمة إليه الرسالة والترحيب به.
- يتم ذكر التفاصيل التي تود الإشارة إليها في رسالتك الإدارية.
- عقب الانتهاء يتم كتابة اسم الشخص المُشرف على الرسالة.
- تنتهي الرسالة بذكر اسم الشخص المُرسِل لها.
نموذج رسالة إدارية جاهز للطباعة
في السطور القادمة سنعرض إليكم نموذج رسالة إدارية عن تقديم طلب للصيانة مُقدم من أحد الموظفين العاملين بأحد المؤسسات إلى رئيس قسم الهندسة والصيانة.
طلب صيانة
التاريخ:……….
السيد رئيس قسم الهندسة والصيانة… تحية طيبة وبعد
الموضوع: نرجو تقديم طلب إلى سيادتِكم لصيانة جهاز الحاسب الآلي الخاص بقسم (اسم القسم)، حيث إن الموظفين القائمين بهذا القسم يواجهون العديد من المشكلات والأعطال التي تعوقهم عن تأدية عملهم.
ونرجو إعلام سيادتِكُم بأن الأجهزة الموجودة تابعة لنوع (نوع الجهاز)، ويتم تشغليها من خلال (نظام التشغيل)، وبناءً على ذلك ينبغي اتخاذ الإجراءات اللازمة تجاه الأمر.
ولكُم منا جزيل الشكر والتقدير
اسم الموظف المُرسِل للطلب:…….
توقيع الشخص المُرسِل:………
نموذج رسالة إدارية لتأجيل اجتماع
فيما يلي سنعرض إليكم نموذج لرسالة رسمية أو إدارية كما يعرفها البعض الهدف منها تأجيل موعِد اجتماع من المُقرر إقامته في إحدى المؤسسات.
طلب تأجيل اجتماع
التاريخ:……….
السيد المدير العام… تحية طيبة وبعد
الموضوع: نتقدم بطلب إلى سيادتِكم لتأجيل الاجتماع الخاص بقسم (اسم القسم)؛ نظرًا إلى أنه (ذِكر الأسباب وراء تأجيل الاجتماع)، وعليه نتقدم إلى سيادتِكُم بهذا الطلب.
ولكُم منا جزيل الشكر والتقدير
اسم الموظف المُشرِف على الاجتماع:…….
توقيع الشخص المُرسِل:………..
القراء الذين اضطلعوا على هذا الموضوع قد شاهدوا أيضًا..
نموذج رسالة إدارية لطلب ملف إداري
إليكم نموذج لرسالة إدارية تقدم بها أحد الموظفين لرغبته في الحصول على ملف إداري.
طلب الحصول على ملف إداري
اسم الشركة:………
التاريخ:……….
السيد المدير العام… تحية طيبة وبعد
الموضوع: نتقدم إلى سيادتِكم بطلب ملف إداري، ونرجو من شخصكم الكريم تقديم المساعدة اللازمة لتسهيل الحصول على هذا الملف للأهمية.
ولكُم منا جزيل الشكر والعرفان
اسم الموظف المُرسِل:………..
توقيع الموظف المُرسِل:………
أنواع الرسائل الإدارية
هناك أنواع عديدة تشتمل عليها الرسائل الرسمية أو الإدارية كما يُطلق عليها.. وفي التالي سنعرض إليكم بعضًا من تلك الأنواع التي يُمكن للموظفين استخدامها في المؤسسات المختلفة.
المذكرة الإدارية
تُعد المذكرة الإدارية شكل من أشكال الرسائل الإدارية، وهي تحمل مضمونًا خاص بالعمل.. وتتميز المذكر الإدارية بأنها تأتي على هيئة بعيدة عن التعقيد.. حيثُ تهدِف في المقام الأول والأخير إلى نقل المعلومات بشكل واضح، كما تتضمن المذكرات الإدارة تقديم المهام للموظفين داخل المؤسسات.
تتسم المذكرة الإدارية بالبساطة وصِغر الحجم، حيث ينبغي ألا تتعدى الصفحة الواحدة عند كتابتها.. كما تهدف المذكر الإدارية أيضًا إلى تنبيه الموظفين بمواعيد الاجتماعات أو تذكيرهم بها.
التقرير الإداري
شكل آخر من أشكال الرسائل الإدارية هو التقرير الإداري، حيث يتم من خلاله توضيح كل التفاصيل التي يتضمنها التقرير.. ويأخذ التقرير الإداري الشكل الكتابي أو الشفاهي، وعادة ما يقوم بعرض التقرير أحد موظفي المؤسسة.. والهدف من التقرير الإداري هو مساعدة الأشخاص على اتخاذ الإجراءات داخل إطار العمل الخاص بهم.
الرسائل الإدارية العامة
من خلال هذا النوع يُمكنك إرسال رسائل تتضمن المهمات الضخمة الخاصة بالأقسام الموجودة داخل المؤسسة.. كما يتم من خلال الرسائل الإدارية العامة توجيه المهام لكل موظف على حِدة.. وتتميز تلك الرسائل بأنها مُحددة ومُنظمة، كما تهدف هذه الرسائل إلى تعزيز الاتصال بين كافة الجهات العاملة بالمؤسسة.
عناصر الرسائل الإدارية
ينبغي أن تتضمن الرسائل الإدارية على بعض العناصر المُكونة لها، وذلك على اختلاف أنواعها.. سواءً كانت في صورة مذكرة إدارية، تقرير إداري أو حتى رسالة إدارية عامة، وإليكم عرض لتلك المكونات والعناصر في السطور القادمة.
الترويسة
تبدأ الرسالة الإدارية عادةً بأهم العناصر وهي ما يُعرف بالترويسة، والتي تشغل الجزء العلوي للرسالة الإدارية.. كما تتضمن الترويسة عنوان الرسالة أو التقرير أو المذكرة أو الرسالة الإدارية العامة، وينبغي أن تُكتب الترويسة بشكل مميز يجذب الانتباه.
الرقم
ينبغي أن تتضمن الرسالة الإدارية رقمًا يمنحها ترتيبًا في دفاتر المؤسسة يجعلها مميزة عن غيرها من الرسائل.. وفي بعض الأحيان يعرف هذا الرقم باسم الإشارة، وهو ما يعبر عن عدد الرسائل الإدارية التي تم إرسالها وتضمنت نفس الموضوع.
التاريخ
من العناصر الهامة الذي يجب أن تشتمل عليه الرسالة الإدارية على اختلاف أنواعها.. ويتم تحديد مكان العنوان ليكون في أعلى يمين الرسالة، وينبغي أن يكون التاريخ مفصلًا.
التحية الافتتاحية
تتضمن التحية الترحيب بالمسؤول وذِكر اسمه، وبعضًا من عبارات الثناء.
الموضوع
هذا الجزء يُعد الأهم في الرسالة الإدارية، حيث يقوم بعرض محتوى الرسالة.. والطلب المُقدم للمسؤولين، كما يتم استخدام العبارات السهلة والكلمات البعيدة عن التعقيد في الجزء الخاص بالموضوع.. والتي تعبر عن الهدف من الرسالة في المُجمل.
الجملة الختامية
عقب الانتهاء من كتابة الموضوع في الرسالة الرسمية تأتي خطوة كتابة الجملة الختامية ليختتم بها الموظف رسالته الإدارية.. وتتضمن الجملة الختامية عبارات الشكر والتي ينبغي أن تكون مميزة.
توقيع الشخص المُرسِل
تتضمن هذه الخطوة كتابة اسم الشخص المُرسِل للطلب أو للرسالة الإدارية بشكل عام، بالإضافة لذِكر مكانته الوظيفية بالمؤسسة.. وينبغي أن يكون مكان التوقيع أسف الرسالة الإدارية.
المُرفقات والمُستندات
هذا العنصر يتضمن الرسالة الإدارية أو التقرير أو المذكرة الإدارية بعض المستندات التي تدعم موضوع الرسالة.. بالإضافة إلى ذِكر الأشخاص الذين لهم علاقة بموضوع الرسالة الإدارية.
عرضنا لكم كيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز للطباعة 2024.. والتي يستخدمها الموظفين في المؤسسات فيما بينهم؛ لتحسين الإنتاج كما يلجأ إليها الموظفين لتوصيل اقتراحاتهم وطلباتهم للمؤولين المُشرفين عليهم.. عن طريق إتباعك لبعض الخطوات التي قمنا بتوضيحها ستتمكن من كتابة الرسالة الإدارية، ونرجو أن نكون قدمنا من خلاله الفائدة إليكم.